La préparation d’une démarche d’outsourcing en 8 étapes

Les étapes de préparation du contrat d’outsourcing sont importantes dans la réussite d’un dossier d’externalisation.

Voici les 8 étapes conseillées pour la préparation d’une démarche d’outsourcing :

1. Vérifier l’alignement culturel de l’entreprise

Vu qu’il y a des entreprises qui ne souhaitent pas externaliser certaines ressources, le principe de l’outsourcing ne doit pas entrer en collision avec les orientations stratégiques de la direction générale et ne doit pas se trouver l’enjeu d’un mouvement social.

2. Se décider à changer

L’outsourcing doit répondre à un véritable souhait de changement. Le besoin de changer vise 4 directions : qualité de service, réduction des coûts, améliorer le service aux utilisateurs et diminution de la complexité.

3. Communiquer en interne

Avant une démarche d’outsourcing, une politique de communication efficace doit être mise en place entre DSI et DG. Vu que l’externalisation n’est pas saluée par les salariés et les informaticiens, il faut éviter le blocage des représentants du personnel pour délit d’entrave.

4. Lancer une Request for Interest

Utilisée pour déterminer la liste des fournisseurs potentiels ou pour compléter le cahier des charges, la RFI doit indiquer le contexte, le service attendu et les informations à fournir par le fournisseur. La RFI est effectuée en mode ouvert.

5. Lancer une Request for proposal

La RFP se déroule en mode fermé. On ne dialogue plus avec les fournisseurs. Tous les courriers sont adressés de manière officielle à tous les candidats. Cette étape doit être courte pour éviter qu’il ne construise une solution.

6. Faire converger les offres

L’objectif de cette étape est d’obtenir 2 offres comparables. Il faut forcer les propositions à converger par un jeu de questions réponses sur les services rendus, les coûts, les SLA, les garanties, les engagements.

7. Due diligence

Pour que les fournisseurs s’engagent pour plusieurs années, il faut valider les hypothèses et les chiffrages des propositions. Le fournisseur doit avoir accès aux locaux, aux documentations sur les matériels et les applications.

8. Choisir le prestataire

Le client va négocier, valider et modifier chaque clause du contrat, en fixant le montant des pénalités et en ajustant les SLA.

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